Worden jullie dashboards ook zo weinig gebruikt?

Pieter heeft twee maanden geleden met veel enthousiasme het dashboard gepresenteerd over de doorlooptijden van vergunningen. Het resultaat van veel overleggen met collega’s, uitpluizen hoe zij werken, data analyse en mooie visualisaties. Het is een tijd geleden dat Pieter zo trots was op iets dat hij gemaakt had.

De resultaten zijn tijdens een bestuursoverleg gepresenteerd, maar het bestuur was lang niet zo enthousiast als Pieter. “Wat moeten we hiermee? We zitten al jaren binnen de gemiddelde wettelijke termijn voor het verlenen van vergunningen.” Teleurgesteld wordt het dashboard in de map “Archief” geplaatst en gebeurt er verder niets meer mee. Pieter heeft sindsdien geen databron meer aangeraakt.

Ken jij een vergelijkbare situatie binnen jouw organisatie? Wordt er veel tijd gespendeerd aan dashboards realiseren waar vervolgens niet zoveel mee gebeurt? Je bent dan helaas niet de enige. Veel dashboards verdwijnen in de spreekwoordelijke ijskast.

Maar waarom gebeurt dit? Waarom stoppen we zoveel tijd in het maken van dashboards en doen we daar verder niet zoveel mee? Waarom heeft Pieter 4 zware maandagochtend vergaderingen gehad om het dashboard eindelijk te realiseren?

Reden 1: Het dashboard geeft niet de juiste informatie

Pieter heeft misschien wel heel mooi de gemiddelde doorlooptijden van de vergunningen laten zien, maar dat is voor het bestuur (kennelijk) niet het belangrijkste. Het bestuur wil vooral voldoen aan de wettelijke termijn. Dus zou het dashboard voor het management het % aanvragen moeten laten zien dat niet binnen de wettelijke termijn valt. Het gemiddelde zegt in dit geval niet zoveel.

Een dashboard maken is vaak een langer proces en een dashboard maken dat de juiste vraag beantwoord is niet altijd makkelijk. Het gemaakte dashboard sluit dan ook lang niet altijd aan bij de originele vraag. Omdat de data niet beschikbaar is. Of omdat de data analist de vraag niet goed begrijpt. Of omdat het management de vraag niet duidelijk genoeg heeft gecommuniceerd.

Dit is misschien wel de belangrijkste factor waarom een dashboard niet gebruikt wordt. Dashboards worden gemaakt aan de hand van de beschikbare data. Maar dat wil niet altijd zeggen dat deze data geschikt is om de juiste informatie te laten zien.

Een alternatief is om echt bij de vraag te beginnen. Welke informatie moet er zichtbaar worden in het dashboard? Hoe kunnen we de juiste data daarbij vinden? Door in het wilde weg te visualiseren met beschikbare data ontstaan er vast mooie visualisaties, maar is het echt nuttig?

Reden 2: Het dashboard is moeilijk leesbaar

Een andere reden is dat het dashboard te moeilijk leesbaar is. Dit is eigenlijk een variant van bovenstaande reden, want het resultaat is dat het dashboard niet de juiste informatie geeft. Dit keer niet omdat de data niet beschikbaar is, maar omdat de data analist teveel op de data is gefocust.

Het is belangrijk dat het dashboard op de juiste manier is opgebouwd, zodat het direct duidelijk is wat het dashboard wil vertellen. Door een saaie en overzichtelijke layout te gebruiken, geef je jezelf de ruimte om focus aan te brengen op wat je nu eigenlijk wil laten zien.

Reden 3: Geen behoefte aan het delen van kennis

Een ander probleem is dat mensen de nieuwe informatie lang niet altijd verwelkomen. Aan de hand van de nieuwe informatie kunnen we processen verbeteren. Aan de hand van de nieuwe informatie hebben we meer inzicht in hoe de organisatie haar klanten of cliënten echt helpt.

Maar dit kan voor sommige mensen ook eng zijn. Dit betekent dat we dingen gaan veranderen. “Dat hoeft toch niet, want we hebben het altijd zo gedaan”, is iets dat je vaak hoort binnen deze organisaties.

Het management van Pieter wordt door hun opdrachtgever, de gemeente, afgerekend als er te veel vergunningen buiten de beoogde termijn vallen. Als je hier niet op kunt rapporteren, en niet real-time inzichtelijk maakt, kun je daar als management natuurlijk een makkelijker verhaal bij vertellen zonder daar politiek op afgerekend te worden. Maar wil je als organisatie politiek bedrijven, of wil je echt mensen helpen?

Als je niet wil verbeteren als organisatie, heeft het ook geen zin om dashboards te maken. Want dan gebeurt er toch niets mee.

Reden 4: Data in het dashboard is snel verouderd

Pieter heeft zijn dashboard gemaakt op basis van gegevens van vorig jaar. Daarover is allang gerapporteerd naar de gemeente, dus de informatie achteraf helpt het bestuur niet om verdere beslissingen te maken. Pieter wist dat dit dashboard natuurlijk ook gemaakt kon worden voor de data van dit jaar, maar daar wilde de afdeling niet aan mee werken.

Als je in een snel veranderende omgeving zit, in een context die elke dag verandert, veranderen de data ook snel. Een dashboard gebouwd o.b.v. Excel exports is dan ook vaak snel verouderd, omdat de gegevens handmatig geupdate moeten worden. De oudere data verliest vaak snel haar waarde, omdat de gegevens inmiddels niet meer matchen bij de huidige situatie.

Om een dashboard echt relevant te maken en aan te laten sluiten bij de huidige situatie is het belangrijk dat de gegevens altijd relevant zijn t.o.v. de huidige situatie. Een goede manier om data automatisch te kunnen updaten en centraal te realiseren is door binnen de organisatie een datawarehouse in te richten.

Reden 5: Er is geen ruimte om te leren

Daarnaast is het belangrijk om tijd en ruimte te krijgen van het management om te leren van de data. Niet alleen uren, maar ook ruimte om te durven twijfelen en een ander beeld te laten zien zonder daar direct op afgerekend te worden. Ook belangrijk is het om te leren om met de data om te gaan. Het lezen van grafieken is niet voor iedereen eenvoudig, het interpreteren vaak al weer iets lastiger en inzichten goed toepassen in de organisatie vraagt een andere mindset. Dit vergt een investering. Zeker als je start met het gebruik van data.

Maak ruimte met elkaar om deze verbeteringen to omarmen. Om niet bang te zijn voor de impact van data op de organisatie, maar door lessen en inzichten uit de data in de organisatie toe te kunnen passen. Dan pas kun je data echt goed gaan gebruiken met de hele organisatie.

Hoe kan het ook anders?

Is een van bovenstaande redenen ook de reden waarom jullie dashboards te weinig gebruiken? Of is het misschien wel een dieper liggend probleem?

In de basis worden dashboards vaak te weinig gebruikt als gebruik van data alleen maar wordt gezien als technische aangelegenheid. Maar goed gebruik van data is meer dan alleen een dashboard.

Welk onderdeel van de organisatie ben jij vergeten?

Wij geloven dat een data-bedreven organisatie een juiste balans heeft tussen

  • Goed gebruik van data
  • Het delen en ontwikkelen van kennis
  • Een heldere strategie
  • Een ondersteunende organisatiecultuur

Is een (of zijn meerdere) van deze elementen niet in balans? Dan loop je telkens tegen een muur aan. Ofwel de techniek mist om stappen te kunnen zetten, of er kan geen tijd vrij gemaakt worden waardoor er niets mee gedaan wordt en de medewerkers die er wel tijd voor maken gedemotiveerd worden.

Gelukkig zijn er vaak simpele oplossingen, je moet alleen even weten wat!

Wil je dat we een keer meedenken over de belangrijkste knelpunten binnen jullie organisatie?

Plan kennismaking

We denken graag met je mee!

Elke twee weken een cadeautje in je mailbox?

Onze nieuwsbrief helpt je om beter met data om te gaan, door tips de geven die je direct kunt inzetten. Precies op de manier zoals je dat van ons geweld bent. Simpel, effectief en met een vleugje humor.