Hoe vertel ik een verhaal met data?

Willem is de afgelopen 3 maanden bezig geweest met een analyse over de woningmarkt. Hij heeft mogelijke oorzaken gevonden op basis van een gedegen analyse, en een dashboard gemaakt waarin alle grafieken te vinden zijn die hij de afgelopen 3 maanden heeft gemaakt.

Maar wat blijkt, niet iedereen ziet hetzelfde als Willem in de dashboards. Daar waar willem alle inzichten kan presenteren wordt het dashboard binnen de organisatie makkelijk aan de kant geschoven. Het wordt niet begrepen.

De fout van Willem? Het dashboard is gericht op de analyse, en niet op de inzichten die Willem graag wil laten zien. Hij is vergeten een verhaal te vertellen op basis van data.

Waarom is het belangrijk om een verhaal te vertellen?

Als je als data-analist een analyse hebt gemaakt (en die analyse is ook daadwerkelijk van belang voor de organisatie), dan wordt het tijd om de resultaten van die analyse breder te delen. De data-analist zit echter vaak diep in de materie. Hij of zij is dagen, weken of misschien wel maanden bezig geweest om de data te sorteren, verrijken, combineren en visualiseren.

Door stap voor stap deze visualisaties te maken, tegen een muur aan te lopen, nieuwe visualisaties te maken, deze vervolgens aan te vullen zijn er uiteindelijk resultaten die het management perfect inzicht kunnen geven in de huidige situatie.

Er is alleen 1 probleem.

Het publiek zit echter vaak niet zo diep in de materie als Wilem. Het publiek heeft niet dezelfde kennis. En vooral, het publiek heeft geen tijd om zo diep in de materie te duiken als Willem. Denk bijvoorbeeld maar eens aan een Raad van Bestuur die inzicht vraagt aan de data-analist. Hoeveel weten zij van die data af?

Hoe zorgen we ervoor dat we de inzichten op de juiste manier vertellen aan het publiek? Dat doen we door een verhaal te vertellen met data.

Hoe vertel je dat verhaal?

Een goed verhaal bestaat altijd uit 3 delen:

1. Het begin: Wat is de context? In wat voor wereld leven wij?
2. Het midden: Wat is de twist? Wat gebeurt er?
3. Het eind: Wat is de conclusie? Wat kunnen we er aan doen?

Dit kan op grote schaal (denk aan een Disney film), of op kleine schaal binnen 3 zinnen. En je kunt het zelfs op meerdere niveau’s toepassen, maar laten we makkelijk beginnen. Laten we beginnen met hoe we een simpele data-analyse kunnen vertellen aan de hand van deze drie delen.

Voor Willem en de analyse op de woningmarkt zou het verhaal kunnen zijn:

1. We hadden jaren lang genoeg woningen, al waren er wel regionale verschillen. Dit was echter nooit een probleem, omdat mensen makkelijk konden verhuizen.
2. De laatste 10 jaren zijn er wel veel meer eenpersoonshuishoudens onstaan, maar niet veel meer woningen bijgebouwd. Hierdoor is jaar op jaar het tekort groter geworden.
3. De grootste problemen bevinden zich nu in Amsterdam, Utrecht en Den Haag. Daar is zo’n urgent probleem dat het niet op korte termijn is op te lossen.

Stap 1 schetst de context. Hoe was het vroeger? Welke verschillen waren er toen al? Waarom was het probleem toen niet zo groot?

Stap 2 bouwt een beetje spanning op. Wat is er veranderd? Welke trends zijn er ontstaan? Je ziet dat deze stap de eerste aanzet geeft tot wat nu echt het probleem is. We maken de aanloop naar het probleem duidelijk, waardoor het probleem begrijpbaarder wordt.

Stap 3 geeft een concrete en heldere uitleg van het probleem. Op deze plekken is het probleem het grootst, hier moet wat aan gedaan worden.

Bijkomend voordeel van dit specifieke verhaal is dat stap 2 ook al een eerste aanzet geeft in oorzaken. (Sterker nog, daar beginnen we).

Het verhaal onderbouwen met data

Het mooie is dat je dit verhaal op basis van de data vorm kunt geven. Tijdens jouw analyse kun je inzien wat de context is, wat de veranderingen zijn (de interessante trends, uitschieters, etc) en als laatste kun je daar jouw belangrijkste observaties in meenemen. Door jouw analyse te vertalen naar deze drie delen maak je direct een duidelijk en gestructureerd verhaal dat je makkelijk kunt vertellen.

Tijdens je analyse zul je verschillende grafieken maken die jou helpen om verhalen te ontdekken. Dat kan een enkel verhaal zijn, of het kunnen 10 verhalen zijn. (Selecteer dan wel de belangrijkste voor je presentatie!) Deze visualisaties gebruik je als analist om het probleem tot in de diepte uit te pluizen. Om er zeker van te zijn dat de data klopt en jij de juiste conclusie trekt en de juiste observaties observeert.

En dan… gooi je al deze visualisaties weg! (of misschien beter, plaatst ze in een ‘analyse’ mapje). In ieder geval, gebruik deze visualisaties niet voor je verhaal!

Maar gebruik op basis van de data die je had, en het verhaal dat je hebt bedacht dit stappenplan:

1. Voor zowel het begin, het midden als het eind: Maak 1(!) grafiek die het beste het punt duidelijk maakt dat je wil maken. Probeer deze grafiek zo simpel mogelijk te maken. Het moet onderstrepen wat jij met je verhaal wil vertellen.
2. Voor zowel het begin, het midden als het eind: Maak 2-3 grafieken die de 1e grafiek beter uitleggen. Deze visualisaties moeten extra context geven, of een belangrijke vraag beantwoorden.
3. Maak (of hergebruik een van de eerdere) een visualisatie die een bruggetje maakt tussen ‘het begin’ en ‘het midden’. Dit maakt het makkelijker om jouw lezers mee te nemen in het verhaal.
4. Maak (of hergebruik een van de eerdere) een visualisatie die een bruggetje maakt tussen ‘het midden’ en ‘het eind’. Ook dit maakt het verhaal sterker omdat er uiteindelijke een rode lijn in het verhaal zit.
5. (Optioneel). Maak een eind visualisatie. Een visualisatie die het gehele verhaal op de juiste manier weergeeft.

Op deze manier kun je altijd, onderbouwd, een verhaal presenteren dat hout snijdt en waar jouw publiek écht iets van kan leren.

Hoe neem je het publiek mee in jouw verhaal?

Probeer tijdens het vertellen van het verhaal altijd vanuit jouw publiek te redeneren. Het begin van het verhaal, de context, moet altijd herkenbaar zijn voor jouw publiek. Jouw publiek moet de context direct snappen (herkenbaar aan ‘ja-knikkende’ mensen tijdens de presentatie), zodat ze weten wat het startpunt is van jouw verhaal.

Denk je dat ze dat niet begrijpen? Maak de context dan breder! Zoek naar haakjes die wel begrijpbaar zijn voor jouw publiek, zodat je ze stap voor stap mee kunt nemen in jouw verhaal.

Vertalen naar een dashboard

Als je dit allemaal hebt gedaan is de vertaling naar een dashboard erg simpel. Je zet gewoon alle grafiekjes onder elkaar!